Корпоративная почта на своём домене: как строительной компании запустить рабочие адреса в Яндекс 360
Менеджер отправляет предложение с личной почты, другой сотрудник отвечает с общего бесплатного ящика, а заказчик не понимает, какой адрес принадлежит компании. Доменная почта помогает организовать единый рабочий канал. Однако красивого адреса недостаточно: домен должен принимать письма, отправитель — подтверждаться, а сотрудники — действительно пользоваться своими ящиками.
Ниже — порядок первого запуска почты на собственном домене через Яндекс 360. Он подходит маркетологу строительной компании или агентства недвижимости, который ставит задачу администратору и принимает результат. Перенос старого архива, подключение к CRM и массовая рекламная рассылка потребуют отдельных решений. Здесь результатом будет работающий корпоративный адрес и проверенный обмен с внешним получателем.
Содержание
Согласуйте домен и владельца изменений
Используйте домен, которым компания вправе управлять. До работ найдите владельца регистрации, действующего администратора DNS и ответственного за почтовый сервис. Доступ к редактору сайта не обязательно даёт возможность менять почтовые записи. Название компании в адресе также не подтверждает владение доменом.
Составьте короткую карту: где зарегистрирован домен, кто обслуживает DNS, какой сервис сейчас принимает почту и какие системы отправляют письма от его имени. В список могут попасть сайт, CRM и сервис рассылок. Не передавайте исполнителю только просьбу «сделайте почту», если на домене уже работают другие отправители.
По справке Яндекс 360 один домен подключается только к одной организации. До создания новой проверьте существующую. Если домен уже используется, сначала выясните принадлежность организации и полномочия администратора. Не создавайте параллельный контур ради обхода неизвестного владельца.
Определите адреса и условия запуска
Подготовьте небольшой перечень действительно нужных адресов. Для каждого укажите назначение, сотрудника и подмену на время отсутствия. Адрес для первичных обращений и личный адрес менеджера могут решать разные задачи. Приёмка должна установить, кто отвечает на входящее письмо, а не просто показать список созданных имён.
Выберите единое написание адресов и проверьте его на слух. Ошибка в длинной транслитерации приводит к потерянным обращениям независимо от качества настройки. Не переименовывайте уже используемые адреса без плана сохранения входящей связи. Для нового канала лучше сначала согласовать названия, затем выпускать визитки и менять подписи.
Создание доменных аккаунтов требует подключённого домена и достаточного баланса для оплаты каждого нового сотрудника по тарифу. Актуальную стоимость проверяют до разрешения расходов. Та же инструкция предупреждает: такой способ создания не подходит, если планируется описанная в справке схема единого входа SSO. Этот выбор нужно закрыть заранее с администратором.
Подтвердите владение доменом
В кабинете организации откройте «Общие настройки» → «Домены», добавьте нужное имя и выберите способ подтверждения. По инструкции подтверждения можно использовать специальную DNS-запись, а при подходящем размещении сайта — файл или тег. Значение берут из текущего кабинета именно своей организации.
Для DNS-подтверждения исполнитель добавляет полученную запись там, где фактически обслуживается зона. Не копируйте чужой код из учебного примера. Затем запустите проверку и сохраните статус. Запись в панели регистратора ещё не означает, что её уже видит принимающая сторона.
Справка допускает обновление DNS до 72 часов. В протоколе отметьте время изменения и состояние проверки. Не считайте ожидание ошибкой сразу после сохранения, но и не закрывайте работу обещанием «потом само появится». У незавершённого шага остаются ответственный и повторная проверка.
Выберите ручную настройку или делегирование
Яндекс описывает два пути: ручное управление записями и делегирование домена Яндексу для автоматической настройки. Решение принимает администратор с учётом действующего сайта и других сервисов. Для компании с уже работающим доменом важно сохранить весь нужный состав зоны, а не только почту.
При ручном варианте для почты нужны MX, SPF и DKIM. MX направляет входящие письма, SPF описывает разрешённые отправляющие серверы, DKIM связывает подпись письма с опубликованным ключом. Эти записи выполняют разные функции и не заменяют друг друга.
| Элемент | Что передать исполнителю | Что принять |
|---|---|---|
| Владение | Подтверждающее значение из организации | Домен подтверждён |
| MX | Принимающий сервер и параметры | Входящая почта направлена в выбранный сервис |
| SPF | Полный состав используемых отправителей | Согласованная запись соответствует реальной отправке |
| DKIM | Публичный ключ своего домена | Ключ опубликован и настройка подтверждена |
| Сотрудники | Согласованные адреса и роли | Каждый предусмотренный ящик доступен владельцу |
На узком экране таблицу можно прокрутить вбок.
Если выбран автоматический путь, отдельно примите сохранность сайта и связанных сервисов. Статус почты не подтверждает, что после изменения делегирования продолжили работать все остальные адреса.
Настройте записи по данным своего домена
Инструкция MX указывает сервер mx.yandex.net., приоритет 10 и TTL 21600. Название поля для основного домена зависит от DNS-панели: может использоваться @, полное имя или пустое поле. Конечную точку серверного имени учитывают по правилам панели. Исполнитель должен проверить полученную запись, а не только заполненный экран.
Замена существующих MX меняет маршрут получения почты. Если канал уже действующий, согласуйте момент переключения, готовность принимающих ящиков и контроль входящих. Порядок первого запуска нельзя автоматически считать полноценным планом миграции работающей организации.
SPF Яндекса содержит отдельный вариант для отправки только через Яндекс и вариант с дополнительными серверами. Поэтому нельзя без проверки заменить настройки компании одной строкой из примера: сайт или сервис рассылки могут отправлять через другой источник. Передайте администратору полный список, чтобы он согласовал итоговую конфигурацию.
Для DKIM публичный ключ берут через «Настроить DKIM» рядом со своим доменом. В DNS создают соответствующую TXT-запись для mail._domainkey с учётом правил панели. Учебный ключ из статьи не подходит для реального подключения. Публикация ключа сама по себе не обещает попадания каждого письма во входящие.
Создайте аккаунты и проверьте вход
После выполнения условий откройте «Пользователи» → «Сотрудники» → добавление вручную. Введите имя и согласованный логин: он станет адресом на домене организации. Настройте выдачу входа по принятому в компании защищённому порядку. Пароли не помещают в общий список адресов, техническое задание и переписку о приёмке.
В инструкции по умолчанию включена смена временного пароля при первом входе. Проверьте, что сотрудник действительно вошёл и завершил предусмотренный процесс. Успешный вход администратора в кабинет организации не подтверждает доступ менеджера к собственному почтовому ящику.
Затем откройте список доменов. Штатный итог настройки — статус «Домен настроен». Сохраните дату проверки и перечень принятых адресов. Если один ящик ещё не готов, отметьте его отдельно вместо общего «почта работает».
Примите двусторонний обмен и передачу команде
Отправьте согласованное тестовое письмо с нового адреса на внешний ящик и ответьте обратно. Проверьте отправителя, получение, ответ, вложение и понятную подпись. Используйте условные сведения без документов клиентов. Отдельно испытайте адрес для первичных обращений и маршрут передачи письма ответственному.
Если письмо не найдено, сохраните время, адреса сторон и наблюдаемое состояние. Не меняйте несколько DNS-записей наугад. Администратор проверяет конкретный маршрут, после исправления повторяется тот же сценарий. Получение одного теста не доказывает гарантированную доставку всей будущей переписки.
Перед обновлением контактов на сайте передайте команде карту адресов, владельцев и результаты проверки. Обсудить маркетинг строительной компании с Digitax можно с уже подтверждённым каналом связи: он поможет связать рекламное обещание с человеком, который действительно получает и обрабатывает обращение. Настройка почтового сервиса не заявляется отдельным тарифом агентства.
Политика в отношении обработки персональных данных
1. Общие положения
Настоящая политика обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных, предпринимаемые ИП Мальцевым Алексеем Александровичем (далее – Оператор).
1.1. Оператор ставит своей важнейшей целью и условием осуществления своей деятельности соблюдение прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Настоящая политика Оператора в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) применяется ко всей информации, которую Оператор может получить о посетителях веб-сайта https://agency-digitax.ru
2. Основные понятия, используемые в Политике
2.1. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
2.2. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
2.3. Веб-сайт – совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет по сетевому адресу https://agency-digitax.ru;
2.4. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
2.5. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Пользователю или иному субъекту персональных данных;
2.6. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
2.7. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
2.8. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому Пользователю веб-сайта https://agency-digitax.ru;
2.9. Пользователь – любой посетитель веб-сайта https://agency-digitax.ru;
2.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.11. Распространение персональных данных – любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
2.12. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу;
2.13. Уничтожение персональных данных – любые действия, в результате которых персональные данные уничтожаются безвозвратно с невозможностью дальнейшего восстановления содержания персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) уничтожаются материальные носители персональных данных.
3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные Пользователя
3.1. Фамилия, имя, отчество;
3.2. Электронный адрес;
3.3. Номера телефонов;
3.4. Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях (в т.ч. файлов «cookie») с помощью сервисов интернет-статистики (Яндекс Метрика и Гугл Аналитика и других).
3.5. Вышеперечисленные данные далее по тексту Политики объединены общим понятием Персональные данные.
4. Цели обработки персональных данных
4.1. Цель обработки персональных данных Пользователя — информирование Пользователя посредством отправки электронных писем; предоставление доступа Пользователю к сервисам, информации и/или материалам, содержащимся на веб-сайте.
4.2. Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты info@digitax-agency.ru с пометкой «Отказ от уведомлений о новых продуктах и услугах и специальных предложениях».
4.3. Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет-статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на сайте, улучшения качества сайта и его содержания.
5. Правовые основания обработки персональных данных
5.1. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальные формы, расположенные на сайте https://agency-digitax.ru. Заполняя соответствующие формы и/или отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие с данной Политикой.
5.2. Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript).
6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных данных
Безопасность персональных данных, которые обрабатываются Оператором, обеспечивается путем реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объеме требований действующего законодательства в области защиты персональных данных.
6.1. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц.
6.2. Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
6.3. В случае выявления неточностей в персональных данных, Пользователь может актуализировать их самостоятельно, путем направления Оператору уведомление на адрес электронной почты Оператора info@digitax-agency.ru с пометкой «Актуализация персональных данных».
6.4. Срок обработки персональных данных является неограниченным. Пользователь может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора info@digitax-agency.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
7. Трансграничная передача персональных данных
7.1. Оператор до начала осуществления трансграничной передачи персональных данных обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого предполагается осуществлять передачу персональных данных, обеспечивается надежная защита прав субъектов персональных данных.
7.2. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не отвечающих вышеуказанным требованиям, может осуществляться только в случае наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных и/или исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.
8. Заключительные положения
8.1. Пользователь может получить любые разъяснения по интересующим вопросам, касающимся обработки его персональных данных, обратившись к Оператору с помощью электронной почты info@digitax-agency.ru.
8.2. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены ее новой версией.
8.3. Актуальная версия Политики в свободном доступе расположена в сети Интернет по адресу https://agency-digitax.ru
Пользователь — любое лицо, оставляющее свои данные на Сайте: agency-digitax.ru
Оператор — Индивидуальный предприниматель Мальцев Алексей Александрович, адрес: РФ, 355045, СТАВРОПОЛЬСКИЙ КРАЙ, Г СТАВРОПОЛЬ, УЛ ПИРОГОВА, д. 64, корп. 4, кв. 101
1. Пользователь, присоединяясь к настоящему Соглашению и оставляя свои данные на Сайте Оператора по адресу в сети Интернет: agency-digitax.ru (далее — Сайт), путем заполнения персональных данных в специальных полях на Сайте:
1.1. Подтверждает, что все указанные им данные принадлежат лично ему;
1.2. Подтверждает и признает, что им внимательно в полном объеме прочитано настоящее Согласие, Политика конфиденциальности, расположенная по адресу agency-digitax.ru, текст и условия ему понятны.
1.3. Выражает согласие с условиями Политики конфиденциальности, расположенной по адресу agency-digitax.ru
1.4. Дает согласие Оператору на обработку персональных данных и возможность передачи им таких персональных данных третьим лицам, с использованием машинных носителей информации, по каналам связи с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа.
1.5. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:
- Имя, номер телефона, адрес электронной почты
1.6. Согласие Пользователя на обработку и передачу третьим лицам персональных данных является конкретным, информированным и сознательным.
2. Оператор осуществляет автоматизированную обработку персональных данных с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
3. В ходе обработки с персональными данными Пользователя могут быть совершены следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, удаление и уничтожение персональных данных.
4. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5. Срок согласия на обработку и передачу третьим лицам персональных данных ограничен сроком необходимым для достижения цели сбора и обработки персональных данных.
6. Согласие может быть отозвано Пользователем путем направления письменного заявления на электронную почту: info@digitax-agency.ru
7. Оператор имеет право вносить изменения в настоящее Согласие. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Согласия вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Согласия.
