Отчёт риэлтора собственнику: как показать работу по объекту и согласовать следующий шаг
Агент регулярно отвечает на звонки, обновляет объявления и проводит показы, а собственник видит только отсутствие сделки. Фраза «мы активно занимаемся квартирой» не помогает понять ситуацию. Нужен короткий отчёт по поручению, в котором действия, реакция рынка и предложения агентства отделены друг от друга.
Материал адресован руководителю агентства и ответственному риэлтору. Речь о рабочей отчётности заказчику, а не о форме юридического отчёта по конкретному договору. Обязательные документы и условия их предоставления проверяются отдельно. Представленный порядок помогает сделать разговор предметным, но не обещает определённого срока продажи.
Содержание
- Договоритесь, на какой вопрос отвечает отчёт
- Начните с состояния поручения
- Не смешивайте отклики разных уровней
- Отделите слова клиента от объяснения агента
- Завершайте отчёт решением, которое можно принять
- Как отчитаться, когда событий почти нет
- Укажите источник каждого значимого числа
- Проверьте форму на понятность
Договоритесь, на какой вопрос отвечает отчёт
До старта уточните, какие решения собственник хочет контролировать. Например, понимать, какие материалы опубликованы, почему мало состоявшихся встреч, какие вопросы задают покупатели и что предлагается изменить. Не превращайте документ в выгрузку всех действий из CRM.
Определите период, получателей и канал передачи. Лучше согласовать короткий регулярный формат и отдельные сообщения о существенных событиях, чем обещать ежедневный большой отчёт, который команда перестанет готовить. Изменение цены или серьёзное предложение покупателя не должно ждать очередной даты отчётности.
Назначьте одного ответственного за комплект. Если объект ведут несколько сотрудников, их сведения собираются до передачи собственнику. Заказчик не должен самостоятельно сводить несовпадающие числа и решать, какой агент помнит последние договорённости.
Начните с состояния поручения
В первой части укажите объект, период и действующую версию предложения: цену экспозиции, существенные условия, доступность показов. Отдельно перечислите изменения, согласованные в течение периода. Иначе собственник будет сравнивать реакцию на разные версии рекламы как результат одной неизменной кампании.
Затем коротко отметьте выполненные действия. Для каждого сохраняйте проверяемое подтверждение: ссылка на публикацию, дата обновления, факт подготовленного материала или состоявшейся встречи. Не прикладывайте десятки одинаковых снимков ради объёма.
Если действие не выполнено, объясните причину и следующий шаг. Например, съёмка отложена из-за неподтверждённого доступа. У отчёта о работе есть ценность только тогда, когда он показывает и ограничения, а не выборочно демонстрирует активность.
Не смешивайте отклики разных уровней
Просмотр объявления, звонок, содержательный запрос и показ — разные события. Человек может позвонить несколько раз или обратиться с разных площадок. Зафиксируйте определения показателей и способы устранения повторов, доступные вашему процессу.
| Раздел | Что показывать | Чего не утверждать |
|---|---|---|
| Размещения | Действующие ссылки и изменения | Что наличие ссылки доказывает спрос |
| Внимание | Доступные показатели площадки с периодом | Что каждый просмотр принадлежит покупателю |
| Обращения | Новые запросы и повторные контакты отдельно | Что любой звонок является целевым |
| Показы | Назначенные, состоявшиеся, отменённые | Что отмена всегда означает ошибку агента |
| Переговоры | Подтверждённые предложения и вопросы | Что интерес равен будущей сделке |
На узком экране таблицу можно прокрутить вбок.
Не складывайте статистику площадок, если единицы и правила подсчёта неизвестны. В отчёте допустимо написать, что показатель недоступен или не сопоставим с другим источником. Такая оговорка полезнее точной на вид суммы с неясным смыслом.
По обращениям передавайте содержание, необходимое для решения: запрос, вопрос, причина остановки, следующий согласованный шаг. Персональные данные и детали частной жизни покупателей не нужны для демонстрации активности. Формат раскрытия сведений согласуйте с ответственным за обработку данных.
Отделите слова клиента от объяснения агента
После показа сохраняйте, что посетитель действительно сказал, какие вопросы остались без ответа и что агент предполагает. «Не понравилась планировка» и «сотрудник считает цену высокой» — разные источники информации.
Несколько однотипных вопросов могут указывать на пробел в описании. Например, посетителям непонятно, что остаётся из мебели. В этом случае предложение агентства — уточнить состав и обновить материал. Снижать цену по такому сигналу автоматически не требуется.
Если обратную связь получить не удалось, оставьте это видимым. Молчание покупателя не следует заполнять удобной причиной. По мере накопления наблюдений можно обсуждать повторяющиеся препятствия, сохраняя число случаев и ограничения выборки.
Завершайте отчёт решением, которое можно принять
Для каждого предложения напишите основание, вариант действия и то, что требуется от собственника. «Нужно повысить эффективность» не является решением. «Согласовать дополнительное окно показов, потому что три подходящих запроса не смогли попасть в действующее время» даёт предмет разговора.
Если вариантов несколько, покажите последствия без гарантий. Можно оставить условия и наблюдать следующий период, изменить представление, расширить доступ или пересмотреть предложение после дополнительного анализа. Собственник должен понимать, что именно агентство предлагает проверить.
Занесите согласованное действие в рабочую систему с ответственным и сроком. На следующей встрече начните с его исполнения. Если отчёт не связан с задачами, он становится отдельным красивым документом, который не влияет на ведение объекта.
Как отчитаться, когда событий почти нет
Не заполняйте пустой период общими фразами. Покажите, что проверено: публикации доступны, сведения актуальны, обращения доставляются, условия показа выполнимы. Назовите отсутствующие наблюдения: за период не поступило новых содержательных запросов или ни один назначенный визит не состоялся.
Затем предложите диагностическое действие, соответствующее ситуации. Если объявления никто не видит по доступной статистике, сначала исследуют доступность и размещение. Если запросы есть, но собственник не подтверждает время, обсуждают доступ. Эти разные состояния нельзя сводить к одному совету снизить цену.
Условный пример: состоялся один показ, получено два вопроса о составе имущества, по третьему обращению нет ответа. В отчёте сохраняются все три состояния. Из них нельзя вывести процент вероятности продажи или общий вывод о рынке, но можно согласовать уточнение описания и один допустимый повторный контакт.
Укажите источник каждого значимого числа
Рядом с показателем сохраните название площадки, дату получения и определение единицы. Если данные обновляются с задержкой, обозначьте момент среза. Иначе собственник может открыть личный кабинет позже, увидеть другое значение и принять обычное изменение за ошибку или недостоверность отчёта.
При исправлении не заменяйте отправленный документ незаметно. Сообщите, какой показатель уточнён, почему и затрагивает ли это предложенное действие. Для сравнения периодов используйте одинаковые определения. Если источник изменил способ подсчёта, начните новую сопоставимую последовательность или явно обозначьте разрыв. Внешний отчёт должен оставаться воспроизводимым по доступным основаниям, а не зависеть от того, кто из сотрудников готовил его в конкретную неделю. При этом технические подробности оставляют в рабочем приложении, чтобы основная страница сохраняла понятность.
Проверьте форму на понятность
Попросите коллегу, не ведущего объект, прочитать отчёт. Он должен назвать действующие условия, основные события и решение, которое требуется от собственника. Если приходится долго объяснять обозначения, сократите формат и уточните определения.
Руководитель проверяет совпадение отчёта с рабочей историей и выполнение обещанных действий. Число страниц, графиков или отправленных сообщений не отражает качество сопровождения само по себе. Полезный результат — общее понимание ситуации и следующий согласованный шаг.
Если повторяющиеся вопросы показывают пробел в рекламном представлении объекта, передайте их в Digitax вместе с подтверждёнными характеристиками. Это основание для уточнения материалов, а не повод обещать собственнику гарантированную сделку.
Политика в отношении обработки персональных данных
1. Общие положения
Настоящая политика обработки персональных данных составлена в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2006. №152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных и меры по обеспечению безопасности персональных данных, предпринимаемые ИП Мальцевым Алексеем Александровичем (далее – Оператор).
1.1. Оператор ставит своей важнейшей целью и условием осуществления своей деятельности соблюдение прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Настоящая политика Оператора в отношении обработки персональных данных (далее – Политика) применяется ко всей информации, которую Оператор может получить о посетителях веб-сайта https://agency-digitax.ru
2. Основные понятия, используемые в Политике
2.1. Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
2.2. Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
2.3. Веб-сайт – совокупность графических и информационных материалов, а также программ для ЭВМ и баз данных, обеспечивающих их доступность в сети интернет по сетевому адресу https://agency-digitax.ru;
2.4. Информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных, и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
2.5. Обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить без использования дополнительной информации принадлежность персональных данных конкретному Пользователю или иному субъекту персональных данных;
2.6. Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
2.7. Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
2.8. Персональные данные – любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому Пользователю веб-сайта https://agency-digitax.ru;
2.9. Пользователь – любой посетитель веб-сайта https://agency-digitax.ru;
2.10. Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
2.11. Распространение персональных данных – любые действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным каким-либо иным способом;
2.12. Трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или иностранному юридическому лицу;
2.13. Уничтожение персональных данных – любые действия, в результате которых персональные данные уничтожаются безвозвратно с невозможностью дальнейшего восстановления содержания персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) уничтожаются материальные носители персональных данных.
3. Оператор может обрабатывать следующие персональные данные Пользователя
3.1. Фамилия, имя, отчество;
3.2. Электронный адрес;
3.3. Номера телефонов;
3.4. Также на сайте происходит сбор и обработка обезличенных данных о посетителях (в т.ч. файлов «cookie») с помощью сервисов интернет-статистики (Яндекс Метрика и Гугл Аналитика и других).
3.5. Вышеперечисленные данные далее по тексту Политики объединены общим понятием Персональные данные.
4. Цели обработки персональных данных
4.1. Цель обработки персональных данных Пользователя — информирование Пользователя посредством отправки электронных писем; предоставление доступа Пользователю к сервисам, информации и/или материалам, содержащимся на веб-сайте.
4.2. Также Оператор имеет право направлять Пользователю уведомления о новых продуктах и услугах, специальных предложениях и различных событиях. Пользователь всегда может отказаться от получения информационных сообщений, направив Оператору письмо на адрес электронной почты info@digitax-agency.ru с пометкой «Отказ от уведомлений о новых продуктах и услугах и специальных предложениях».
4.3. Обезличенные данные Пользователей, собираемые с помощью сервисов интернет-статистики, служат для сбора информации о действиях Пользователей на сайте, улучшения качества сайта и его содержания.
5. Правовые основания обработки персональных данных
5.1. Оператор обрабатывает персональные данные Пользователя только в случае их заполнения и/или отправки Пользователем самостоятельно через специальные формы, расположенные на сайте https://agency-digitax.ru. Заполняя соответствующие формы и/или отправляя свои персональные данные Оператору, Пользователь выражает свое согласие с данной Политикой.
5.2. Оператор обрабатывает обезличенные данные о Пользователе в случае, если это разрешено в настройках браузера Пользователя (включено сохранение файлов «cookie» и использование технологии JavaScript).
6. Порядок сбора, хранения, передачи и других видов обработки персональных данных
Безопасность персональных данных, которые обрабатываются Оператором, обеспечивается путем реализации правовых, организационных и технических мер, необходимых для выполнения в полном объеме требований действующего законодательства в области защиты персональных данных.
6.1. Оператор обеспечивает сохранность персональных данных и принимает все возможные меры, исключающие доступ к персональным данным неуполномоченных лиц.
6.2. Персональные данные Пользователя никогда, ни при каких условиях не будут переданы третьим лицам, за исключением случаев, связанных с исполнением действующего законодательства.
6.3. В случае выявления неточностей в персональных данных, Пользователь может актуализировать их самостоятельно, путем направления Оператору уведомление на адрес электронной почты Оператора info@digitax-agency.ru с пометкой «Актуализация персональных данных».
6.4. Срок обработки персональных данных является неограниченным. Пользователь может в любой момент отозвать свое согласие на обработку персональных данных, направив Оператору уведомление посредством электронной почты на электронный адрес Оператора info@digitax-agency.ru с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».
7. Трансграничная передача персональных данных
7.1. Оператор до начала осуществления трансграничной передачи персональных данных обязан убедиться в том, что иностранным государством, на территорию которого предполагается осуществлять передачу персональных данных, обеспечивается надежная защита прав субъектов персональных данных.
7.2. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не отвечающих вышеуказанным требованиям, может осуществляться только в случае наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных и/или исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных.
8. Заключительные положения
8.1. Пользователь может получить любые разъяснения по интересующим вопросам, касающимся обработки его персональных данных, обратившись к Оператору с помощью электронной почты info@digitax-agency.ru.
8.2. В данном документе будут отражены любые изменения политики обработки персональных данных Оператором. Политика действует бессрочно до замены ее новой версией.
8.3. Актуальная версия Политики в свободном доступе расположена в сети Интернет по адресу https://agency-digitax.ru
Пользователь — любое лицо, оставляющее свои данные на Сайте: agency-digitax.ru
Оператор — Индивидуальный предприниматель Мальцев Алексей Александрович, адрес: РФ, 355045, СТАВРОПОЛЬСКИЙ КРАЙ, Г СТАВРОПОЛЬ, УЛ ПИРОГОВА, д. 64, корп. 4, кв. 101
1. Пользователь, присоединяясь к настоящему Соглашению и оставляя свои данные на Сайте Оператора по адресу в сети Интернет: agency-digitax.ru (далее — Сайт), путем заполнения персональных данных в специальных полях на Сайте:
1.1. Подтверждает, что все указанные им данные принадлежат лично ему;
1.2. Подтверждает и признает, что им внимательно в полном объеме прочитано настоящее Согласие, Политика конфиденциальности, расположенная по адресу agency-digitax.ru, текст и условия ему понятны.
1.3. Выражает согласие с условиями Политики конфиденциальности, расположенной по адресу agency-digitax.ru
1.4. Дает согласие Оператору на обработку персональных данных и возможность передачи им таких персональных данных третьим лицам, с использованием машинных носителей информации, по каналам связи с соблюдением мер, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа.
1.5. Согласие дается на обработку следующих персональных данных:
- Имя, номер телефона, адрес электронной почты
1.6. Согласие Пользователя на обработку и передачу третьим лицам персональных данных является конкретным, информированным и сознательным.
2. Оператор осуществляет автоматизированную обработку персональных данных с получением и/или передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.
3. В ходе обработки с персональными данными Пользователя могут быть совершены следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, удаление и уничтожение персональных данных.
4. Оператор не осуществляет обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5. Срок согласия на обработку и передачу третьим лицам персональных данных ограничен сроком необходимым для достижения цели сбора и обработки персональных данных.
6. Согласие может быть отозвано Пользователем путем направления письменного заявления на электронную почту: info@digitax-agency.ru
7. Оператор имеет право вносить изменения в настоящее Согласие. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Согласия вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Согласия.
